Auf dieser Seite finden Sie Antworten zu den häufigsten Fragen zu Notariat+ (die Seite wird laufend ergänzt).

Sur cette page, vous trouverez les réponses aux questions les plus fréquentes sur Notariat+ (la page est complétée au fur et à mesure).

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Die UID-Nummern der Urkundspersonen finden sich sowohl im UPReg wie auch im UID-Register des BFS.

Für Notariat+ ist primär die eindeutige UID der Urkundsperson als Einzelunternehmung massgebend. Sie wird primär verwendet, um die Urkundsperson als anmeldende Person im Grundbuchsystem zu identifizieren. Erkundigen Sie sich daher im Zweifelsfall beim kantonalen Grundbuch.

Übrigens: Die UID der Urkundsperson kann in Notariat+ verwaltet und angepasst werden (Rolle Administration vorausgesetzt).

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Les numéros IDE des officiers publics se trouvent aussi bien dans le RegOP que dans le registre IDE de l'OFS.

Pour Notariat+, c'est en premier lieu l'IDE unique de l'officier public en tant qu'entreprise individuelle qui est pertinent. Il est utilisé en premier lieu pour identifier l'officier public en tant que personne requérante dans le système du registre foncier. En cas de doute, renseignez-vous donc auprès du registre foncier cantonal.

Par ailleurs : l'IDE de l'officier public peut être géré et adapté dans Notariat+ (rôle 'Administration' requis).

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Questions à propos les pièces justificatives numériques

Dokumente und Belege, welche Sie dem Grundbuch mit der Anmeldung Ihres Geschäftes übermitteln, müssen die Voraussetzung für eine Langzeitarchvierung erfüllen, d.h. vorgängig im im PDF/A Format abgespeichert sein.  Alle Dokumente, welche von Notariat+ für Ihre Notariatsgeschäfte automatisch erstellt werden, wie zum Beispiel die Grundbuchanmeldung oder die Kurzdeklaration werden im PDF/A-Format ausgegeben, um die langfristige Verfügbarkeit und Integrität der Dokumente zu gewährleisten. Nachfolgend die zur Zeit unterstützen Formate in Notariat+.

• PDF/A-1a (gemäss ISO 19005-1:2005)
• PDF/A-1b (gemäss ISO 19005-1:2005)
• PDF/A-2  (gemäss ISO 19005-2:2011)
  
  

In Notariat+ signieren und versiegeln Sie PDF/A Dokumente einfach über den elektronischen Workflow.

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A) Integrierter Signaturprozess in Notariat+ mittels der Lösung "we sign"   PREVIEW: Diese Funktionalität ist voraussichtlich erst ab Herbst 2025 verfügbar. Wenden Sie sich für Fragen an unseren Support  

Mit dem einfachen Signaturprozess von we sign (Signieren/Versiegeln) in Notariat+, lassen sich die Dokumente in den Signaturraum Ihres Mandanten laden und mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versehen. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt, sofern die Anforderungen gemäss Art. 14 Abs. 2bis OR erfüllt sind.  Gemäss Art. 10 Abs. 2 der Verordnung muss jeweils eine Zulassungsbestätigung aus dem Register der Urkundspersonen (UPReg) hinzugefügt werden. Wir verweisen diesbezüglich auf die Verordnung über die Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischer Beglaubigungen (EÖBV). Durch den Registereintrag (UPREG) und die dort hinterlegten Zertifikate wird Ihnen automatisch die Zulassungsbestätigung (der Funktionsnachweis) für Ihre Handlungen als registrierte Urkundspersonen beigefügt, sofern Sie die CheckBox Upreg im Signaturprozess aktiviert haben.

Die Voraussetzungen dazu sind:

• Sie wurden von Ihrem Notariat+ Administrator in den Signaturraum Ihres Mandanten von we sign per Mail eingeladen. 
• Sie benötigen dazu die SwissID App auf Ihrem Mobiltelefon. Dazu sind Sie aufgefordert eine einmalige Identitätsprüfung (Stufe 1 und 2) komplett online über die SwissID App oder bei Identifikationsstellen | SwissID durchzführen, welche für Sie kostenlos ist.  
• Sie haben sich als Urkundsperson bei UPReg registriert
  
  

B) Ihre elektronischen Dokumente wurden ausserhalb von Notariat+ erstellt und allenfalls auch bereits signiert

Stellen Sie vorgängig sicher, dass Dokumente, welche ausserhalb von Notariat+ im PDF Format generiert wurden, ein valides PDF/A-1a, PDF/A-1b oder PDF/A-2 unterstützen. Dies kann nur mit Hilfe eines guten Validators festgestellt werden. Die Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST, www.kost-ceco.ch) hat in einer Studie verschiedene Validatoren getestet.

Falls Ihr hochgeladenes Dokument noch nicht über eine qualifizierte, elektronische Signatur und/ oder UPReg Zulassungbestätigung verfügt, können Sie diese Optionen im Signaturprozess aktivieren (siehe Print Screen unter Punkt A in diesem FAQ). Somit bestimmen Sie, welche Dokumente in Notariat+ noch mit einer eSignatur und/oder UPReg Zulassungsbestätigung zu versehen sind.

Um sicherzustellen, dass alle Unterschriften auf dem hochgeladenen Dokument den gesetzlichen Vorschriften entsprechen, kann der Validator des Bundes verwendet werden. Ein Dokument mit gültigen QES wird wie folgt dargestellt:

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Das Upload-Limit von Dokumenten in Notariat+ beträgt 30 MB pro Dokument.

Les documents et les pièces justificatives que vous transmettez au registre foncier avec la réquisition de votre affaire doivent remplir les conditions d'un archivage à long terme, c'est-à-dire qu'ils doivent être préalablement enregistrés au format PDF/A.  Tous les documents générés automatiquement par Notariat+ pour vos affaires notariales, comme par exemple la réquisition d'inscription au registre foncier ou la déclaration sont édités au format PDF/A afin de garantir la disponibilité et l'intégrité des documents à long terme. Voici les formats actuellement pris en charge dans Notariat+.

• PDF/A-1a (selon ISO 19005-1:2005)
• PDF/A-1b (selon ISO 19005-1:2005)
• PDF/A-2 (selon ISO 19005-2:2011)

Dans Notariat+, vous signez et scellez facilement les documents PDF/A via le flux de travail électronique.

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A) Processus de signature intégré dans Notariat+ avec la solution "we sign".   À VENIR : cette fonctionnalité ne sera disponible qu'à partir de l'automne 2025. Pour toute question, veuillez contacter notre service de support.  

Le processus de signature simple de we sign (signer/sceller) dans Notariat+ permet de charger les documents dans l'espace de signature de mandat, de les munir de la signature électronique qualifiée (QES). La signature électronique qualifiée (QES) est assimilée à la signature manuscrite, pour autant que les exigences de l'art. 14 al. 2bis CO soient remplies. Nous renvoyons à ce sujet à l'Ordonnance sur l'établissement des actes authentiques électroniques et des légalisations électroniques (OEAE) https://www.admin.ch/opc/de/classified-compilation/20172467/index.html.  

Grâce à l'inscription au registre (RegOP) et aux certificats qui y sont déposés, la confirmation d'admission (la preuve de fonction) pour vos actes en tant qu'officiers publics enregistrés vous est automatiquement jointe, à condition que vous ayez activé la case à cocher RegOP dans le processus de signature.

 Les conditions préalables sont les suivantes :

• Vous avez été invité par e-mail par les administrateurs  Notariat+ dans l'espace de signature de votre mandant dans we sign.
• Pour cela, vous avez besoin de l'application SwissID sur votre téléphone portable. Pour cela, vous êtes invité à effectuer un contrôle d'identité unique (niveaux 1 et 2) entièrement en ligne via l'application SwissID ou auprès des centres d'identification | SwissID, ce qui est gratuit pour vous.  
• Vous vous êtes enregistré en tant que personne habilitée à dresser des actes authentiques auprès d'RegOP.
  
  

B) Votre document électronique a été créé en dehors de Notariat+ et, le cas échéant, a déjà été signé.

Assurez-vous au préalable que les documents que vous avez générés en dehors de Notariat+ au format PDF supportent un PDF/A-1a, PDF/A-1b ou PDF/A-2 valide. Cela ne peut être déterminé qu'à l'aide d'un bon validateur. Le Centre de coordination pour l'archivage à long terme de documents électroniques (CECO, www.kost-ceco.ch) a testé différents validateurs dans le cadre d'une étude.

Si votre document téléchargé ne dispose pas encore d'une signature électronique qualifiée et/ou d'une confirmation d'approbation RegOP, vous pouvez activer ces options dans le processus de signature (voir également l'écran d'impression point A). Vous déterminez ainsi les documents qui doivent encore être munis d'une signature électronique et/ou d'une confirmation d'approbation RegOP dans Notariat+.

Pour s'assurer que toutes les signatures figurant sur

Questions par rapport à l'archivage

Vorgehen: Befolgen Sie die Schritte in der Dokumentation Notariat+ - Archivierung.

Zusatzinformationen:

• Die Archivierung erfolgt nicht automatisch.
• Die Archivierung kann erst nach Abschluss des Geschäfts auf dem Grundbuch erfolgen.
• Die Dashboards und Listen auf der Homepage von Notariat+ können Ihnen dabei helfen, welche Geschäfte bereit sind für den Abschluss und die Archivierung.

Démarche : suivez les étapes décrites dans la documentation Notariat+ - Archivage.

Informations complémentaires :

• L'archivage ne se fait pas automatiquement.
• L'archivage ne peut être effectué qu'après la clôture de l'inscription dans le registre foncier.
• Les tableaux de bord et les listes disponibles sur la page d'accueil de Notariat+ peuvent vous aider à déterminer quelles affaires sont prêtes à être clôturées et archivées.

Ursache: Für die Archivierung in eMescad darf die Urkundennummer nur Zahlen enthalten. Da die Urkundennummer in Notariat+ nachträglich nicht mehr angepasst werden kann, müssen Sie die Urkunde manuell archivieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Wählen Sie die Archivoption "Loakler Export (ZIP)". Damit können Sie die elektronisch signierte Urkunde, bzw. das zu archivierende Dokument auf Ihren Computer aus Notariat+ herunterladen.

2. Holen Sie die Urkunde aus dem heruntergeladenen ZIP-Verzeichnis und nehmen Sie anschliessend die manuelle Archivierung im Portal oder mit der Applikation von eMescad vor.

Endzustand: Das Geschäft befindet sich in Notariat+ im Status "Archiviert" und die Urkunde ist manuell im eMescad-Register registriert.

Tipp: Beim Abschliessend und Übermitteln des Geschäfts weist Sie eine Kontrolle bereits auf eine allfällig ungültige Urkunden-Nummer hin. Urkunden, welche nicht in eMescad archiviert werden, können auch nicht-nummerische Zeichen enthalten.

Ursache: Die Archivierung in eMescad erlaubt nur eine einzige öffentliche Urkunde. Im Geschäft befinden sich aber mehrere Urkunden. Um das Problem zu lösen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Entweder den Typ der nicht archivrelevanten Urkunden ändern oder diese einfach löschen.

2. Die Archivierung wiederholen.

Endzustand: Das Geschäft befindet sich in Notariat+ im Status "Archiviert" und die Urkunde ist automatisch im eMescad-Register registriert.

Cause : L'archivage dans eMescad n'accepte qu'un seul acte authentique. Mais il se trouve plusieurs actes dans l'affaire. Pour résoudre le problème, veuillez procéder comme suit :

1. Soit changer le type des actes non pertinent à l'archivage ou soit simplement les effacer.

2. Retenter l'archivage.

État final : L'affaire dans Notariat+ se trouve au statut « Archivé » et l'acte est enregistré automatiquement dans le registre eMescad.