Introduction
Notariat+ est une plateforme de transmission, mais pas une solution d'archivage. C'est pourquoi les transactions sur Notariat+, et en particulier les actes, doivent d'abord être archivées en externe après leur inscription au registre foncier, puis supprimées.
Les options suivantes sont disponibles pour l'archivage :
- Exportation ZIP (pour le stockage sur un support de données du notariat)
- Archive eMescad (généralement utilisée par les notaires vaudois)
Découvrez dans cette documentation comment procéder pour l'archivage et quels sont les paramètres nécessaires.
N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions.
Démarche
1. Préparation de l'affaire pour l'archivage
Situation de départ : L'affaire a été traitée et inscrit dans le registre foncier et se trouve dans Notariat+ avec le statut « Registre foncier clôturé ».
Commencez par clôturer l'affaire au statut « Clôturé dans le registre foncier ». Le passage à ce statut clôture l'affaire également dans Notariat+ et la prépare pour l'archivage.
L'affaire se trouve désormais au statut « Clôturé avec inscription ».
2. Exécution de l'archivage
De nouveau via la barre de fonctions sur la page détaillée de l'affaire, vous pouvez déclencher l'archivage.
Sélectionnez l'option appropriée pour l'archivage (
les officiers publics du canton de Vaud archivent généralement avec l'option eMescad). Selon l'option d'archivage, vous devrez sélectionner des champs supplémentaires.
Vous pouvez également accéder à cette boîte de dialogue à partir de la liste des affaires à archiver sur la page d'accueil.
3. Achever l'archivage
Option Exportation ZIP
Téléchargez le répertoire ZIP sur votre ordinateur via le navigateur et enregistrez-le sur le support de stockage prévu à cet effet.
Option eMescad
L'affaire passera au statut « Archivage en cours ». Le système effectuera la transmission à eMescad en arrière-plan.
Restrictions eMescad
EMESCAD_INVALID_CONTRACT_NR : pour l'archivage dans eMescad, le numéro d'acte ne doit contenir que des chiffres. Voir les FAQ pour plus de détails sur la procédure à suivre.
EMESCAD_TOO_MANY_CONTRACT : les documents de l'affaire notariale ne doivent pas contenir plusieurs documents de type « acte ».
Si tout s'est déroulé avec succès, vous trouverez après un certain temps l'affaire au statut « Archivé ».
En cas d'erreur, l'affaire aura le statut « Archivage erroné ». Dans les notifications de l'affaire, vous trouverez éventuellement des informations supplémentaires sur la cause de l'erreur, qui peuvent aider le support eMescad dans son analyse.
Vous pouvez par la suite relancer l'archivage ou l'annuler (et choisir une autre option d'archivage).
Paramètres et préférences
Dans les paramètres du notaire ( partie administrative), il est possible de définir une option d'archivage qui sera proposée par défaut pour l'archivage.