Einleitung

Die notariellen Organisation (Mandanten), welche sich auf Notariat+ registriert haben, können weitgehend unabhängig verwaltet und administriert werden. Nachfolgend erläutern wir einige Grundsätze und Funktionen in diesem Zusammenhang.

Für die Administration des Notariatsmandanten (als"virtuelle Notariatskanzlei") ist eine spezifische Rolle (Berechtigung) erforderlich, über die nicht alle Benutzer verfügen sollten. Der Menupunkt "Administration" wird nur angezeigt, wenn der angemeldete Benutzer über die Rolle "Administration" verfügt.

Da die Administration nicht zum Tagesgeschäft gehört, zögern Sie nicht, uns bei Fragen zu kontaktieren.

Einige Grundsätze

Nachfolgend einige Grundsätze zur Administration und Einrichtung der Notariatskanzlei auf Notariat+:

Gemeinschaftlich organisierte Notariate bzw. Amtsnotariate

Notariat+ ist grundsätzlich auf Organisationen mit mehreren Urkundspersonen ausgelegt. Sofern die Informationen über Geschäfte unter verschiedenen Urkundspersonen miteinander geteilt werden können bzw. sollen, empfehlen wir die Einrichtung des Mandanten als "Gemeinschaftsnotariat". Dies bietet etwa Vorteile wie:

• Kanzleipersonal kann für verschiedene Urkundspersonen arbeiten, ohne sich an unterschiedlichen Mandanten ab- und wieder anmelden zu müssen.
• Stellvertretungen unter Urkundspersonen können wahrgenommen werden.

Wie vorgehen? Anstatt dass sich jede Urkundsperson einzeln auf Notariat+ registriert, wird die Organisation (Kanzlei) einmal registriert und alle Urkundspersonen werden in dieser Organisation erfasst und verwaltet.

Anzahl Benutzer mit Administrations-Rechten

Wir empfehlen, dass je nach Grösse der Kanzlei ein bis zwei Personen über Administrations-Rechte verfügen. So können sich diese ggf. gegenseitig die Informationen zur Authentisierung zurücksetzen.

UID-Nummern

Notariat+ setzt eine Unternehmens-Identifikation-Nummer für jede Urkundsperson voraus. Diese ist grundsätzlich im UPReg zu finden.

Je nach dem verfügt das Gemeinschaftsnotariat über eine separate UID-Nummer. Diese ist für Notariat+ nicht erforderlich. 

Mandanten, Benutzer und Notare

Das nachfolgende Schema illustriert die Beziehung zwischen Benutzern und Notare innerhalb eines Mandanten:

Administration

Mandant

Die Eckdaten der notariellen Organisation sind primär informativer Natur. Diese Angaben stehen mitunter der Bedag als Software-Betreiberin zur Verfügung, um die Kunden zu identifizieren.

Standorte und Adressen

Es können beliebig viele Standorte/Adressen erfasst werden. Diese Angaben werden etwa benötigt, um die korrekte Adresse auf Druckerzeugnisse wie bspw. auf der Grundbuchanmeldung auszugeben.

Notare (Urkundspersonen)

Damit eine Notariatskanzlei auf Notariat+ operationsfähig ist, muss mind. ein Notar (im Sinne einer Urkundsperson) erfasst sein. Jedes Geschäft (elektronische Grundbuchanmeldung) ist zwingend einem Notar zuzuordnen.

An einem Notar hängt ebenfalls die sog. "eGV-Zulassung", die Genehmigung der kantonalen Verwaltung, um auf die Grundbuchdaten zuzugreifen und am elektronischen Geschäftsverkehr teilzunehmen.

Benutzer und Rollen

Alle Personen der Kanzlei, die mit Notariat+ arbeiten, benötigen ein persönliches Benutzerkonto. Dieses ist durch ein Passwort und einen zweiten Authentifikations-Faktor geschützt.

Erstellung und Berechtigung

Via das Menu « Administration » kann ein Benutzer mit Administrations-Rolle neue Benutzerkonten anlegen und Rollen vergeben.

Die verschiedenen Rollen bedeuten:

Administration: Berechtigt zur Administration des ganzen Mandanten (Kanzlei). Zugang ausschliesslich zum Hauptmenü "Administration".

Urkundsperson : Berechtigt zum Suchen, Anzeigen und Bewirtschaften von Notariatsgeschäften und Urkundenverzeichnissen. Berechtigt zum Bezug von Grundbuchdaten (eGV-Zulassung vorausgesetzt)

Kanzleiassistenz : Berechtigt zum Suchen, Anzeigen und Bewirtschaften von Notariatsgeschäften und Urkundenverzeichnissen. Berechtigt zum Bezug von Grundbuchdaten (eGV-Zulassung vorausgesetzt)

  Die Berechtigungen für die elektronische Signatur, welche für die Erstellung von elektronischen öffentlichen Urkunden bzw. Ausfertigungen benötigt wird, werden separat über das integrierte Modul der elektronischen Signatur gesteuert.

Weitere Funktionen (Funktionsleiste)

Passwort neu setzen

Hat ein Benutzer das Passwort für sein Benutzerkonto vergessen, so kann ein anderer Benutzer mit Administrations-Rechten ein neues Passwort setzen.

Die Option "Temporär" bedeutet, dass der betroffene Benutzer beim nächsten Login ein neues Passwort setzen muss.

One-Time-Passwort neu setzen (2-Faktor-Authentifizierung)

Hat ein Benutzer keinen Zugang mehr zum Gerät, auf dem die 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) eingerichtet ist, oder er wechselt sein Gerät, so kann dieses zurückgesetzt werden. Der Benutzer wird beim nächsten Login aufgefordert, die 2FA neu einzurichten.

Benutzer sperren/deaktivieren

Personen, die nicht mehr für die Organisation bzw. die Notariatskanzlei arbeiten, können in Notariat+ deaktiviert werden. Die Person kann sich damit nicht mehr am System anmelden. Der Benutzer existiert weiterhin, damit für eine bestimmte Zeit die Nachvollziehbarkeit sichergestellt ist.