1. Introduction

Ce manuel a pour but de vous guider pas à pas dans l'utilisation de la signature électronique intégrée dans Notariat+.

Elle s'adresse en premier lieu aux officiers publics qui souhaitent établir des actes électroniques avec Notariat+ conformément à l'OAAE.

Pour les utilisateurs du canton de Vaud, la documentation contient en outre quelques indications spécifiques en raison du sceau cantonal supplémentaire. Ces étapes sont signalées par la mention « VD ».

Termes et références fréquemment utilisés dans ce document :

2. Prérequis

2.1. Sommaire

• Compte SwissID
  

• Application SwissID installée sur votre téléphone mobile

• SwissID vérifié pour le niveau 2

• Notariat+ : Service de signature activé

• Notariat+ : Personnes autorisées à signer ajoutées

• RegOP : Inscription dans l'RegOP

• RegOP : Dépôt de tous les certificats utilisés pour la QES

• VD : Certificat SwissID déposé auprès d'eMescad
• VD : Données d'accès à eMescad enregistrées dans Notariat

2.2. SwissID vérifié pour le niveau 2

Vous avez tout d'abord besoin d'une SwissID et d'une identité vérifiée pour la signature électronique qualifiée. Le processus de vérification de l'identité peut être déclenché via le portail ou l'application SwissID.

2.3. Application SwissID installée sur votre téléphone mobile

Installez l'application « SwissID » sur votre téléphone portable.

2.4. Service de signature activé dans Notariat+

Si votre étude utilise le service de signature pour la première fois, vous devez l'activer avec un compte d'administrateur pour votre étude. Vous acceptez alors les conditions d'utilisation du service.

2.5. Personnes autorisées à signer ajoutées

Pour utiliser la signature électronique intégrée, l'officier public doit être invité dans l'espace de signature avec son adresse e-mail personnelle.

La personne reçoit un e-mail d'invitation qu'elle doit accepter.

Une fois l'invitation acceptée, la personne est listée dans les personnes autorisées à signer au sein de létude.

2.6. Inscription dans l'RegOP et dépôt de tous les certificats utilisés pour la QES

Pour la légalisation électronique notariale, les officiers publics doivent être enregistrés dans le RegOP avec les certificats électroniques utilisés.

Ils peuvent être enregistrés dans RegOP avec plusieurs certificats à la fois.

2.7. Configuration du sceau cantonal - VD

2.7.1. Certificat SwissID déposé auprès d'eMescad - VD

Vous devez déposer votre certificat SwissID auprès d'eMescad pour que la signature électronique intégrée fonctionne.

Vous pouvez télécharger de nouveaux certificats via le portail eMescad.

Suivez les instructions correspondantes.

2.7.2. Données d'accès à eMescad enregistrées dans Notariat - VD

S'il n'y a pas encore de données d'accès, créez d'abord de nouvelles données d'accès.

Ensuite, vous devez les enregistrer dans Notariat+ en tant que paramètre du notaire.

3. Signer et légaliser électroniquement avec Notariat+

3.1.  Lancer une demande de signature dans Notariat

Démarrez le processus de signature à partir de l'affaire notariale (1), rubrique Documents (2).

Idéalement, l'affaire se trouve dans le statut " Finaliser pour l'envoi ".

Fusionnez en outre les éventuels documents à fusionner avant de procéder à la signature !

Si le bouton (3) n'est pas disponible, c'est que vous n'êtes pas encore autorisé à signer dans l'espace de signature du mandant de votre étude ou que vous n'êtes pas connecté à Notariat+ avec la même adresse e-mail que celle à laquelle vous êtes autorisé à signer.

Définissez les documents à signer. Pour chaque document :

1. Signature électronique seule ?
2. Légalisation RegOP requise ?
3. Si légalisation RegOP : Faut-il que Notariat+ ajoute une page de vérbalisation ?

Continuez par la suite (4).

Vous serez ensuite redirigé vers SwissID. Comme la page va s'ouvrir dans un nouvel onglet du navigateur. Important : Assurez-vous que votre navigateur autorise les pop-ups lorsque vous êtes demandé.

3.2. Appliquer une signature électronique avec We Sign

Sur l'onglet qui s'est ouvert, connectez-vous avec votre login SwissID.

Sur le téléphone portable sur lequel vous avez installé l'application SwissID, confirmez la tentative de connexion.

Par ailleurs, vous recevrez également l'invitation à la signature à l'adresse électronique utilisée dans l'espace de signature.

Vous vous trouvez maintenant dans l'espace de signature de votre étude de notaire sur Notariat+. Vous serez automatiquement redirigé vers la demande de signature en suspens.

1. Sélectionnez le document à signer. Faites d'abord défiler jusqu'à la page du document où vous souhaitez apposer la signature et cliquez ensuite sur « Signer ».
2. Ajustez l'emplacement et la taille de la signature si nécessaire.
    Placez-les plutôt dans le tiers supérieur de la page de verbalisation, afin qu'il y ait de la place plus bas pour les éventuels sceaux.
3. Confirmez la signature.

Continuez de la même manière pour les autres documents éventuels et confirmez ensuite toutes les signatures en cliquant sur « Envoyer » (4).

En cliquant sur « Envoyer », une fenêtre s'ouvre avec un code aléatoire. En même temps, votre application SwissID s'active, où il vous est demandé de confirmer votre signature.

Une fois que vous avez confirmé la signature sur le téléphone portable, le processus de signature électronique qualifiée est terminé. Vous pouvez retourner dans Notariat+.

Si vous avez choisi en plus l'apposition du sceau électronique, vous serez redirigé vers RegOP à partir de Notariat+.

3.3. Appliquer un sceau électronique (RegOP)

A partir de Notariat+, vous serez redirigé vers la page Internet du registre suisse des officiers publics.

Commencez par vous authentifier et assurez-vous que votre Yubikey est bien connectée à votre PC.

1. adresse e-mail
2. mot de passe

Dès que vous aurez confirmé les données de connexion (3), il vous sera demandé de déverrouiller la Yubikey avec le code PIN (4).

Continuez en confirmant le code PIN (5) et touchez la clé quand vous y êtes invité.

RegOP vous a maintenant identifié (1) et apposera votre sceau électronique en tant qu'officier public sur les documents demandés. Retournez à Notariat+ (2).

3.4. Apposition du sceau cantonal vaudois - VD

Pour les officiers publics du canton de Vaud, Notariat+ contactera le registre cantonal à son retour de RegOP afin de récupérer un sceau supplémentaire.

Pour cela, il faut que les données d'accès soient configurées (cf. prérequis).

L'apposition du sceau cantonal passe pratiquement inaperçue pour l'utilisateur.

3.5.  Examiner le document signé et scellé

Notariat+ se souvient des documents que vous avez signés et scellés (uniquement si la signature intégrée a été utilisée).

Vous constatez sur chaque document des symboles adéquats (1), dont vous trouverez la légende dans une infobulle.

Vous pouvez télécharger un document depuis Notariat+ et l'examiner dans un lecteur de PDF.

Selon le processus de signature, vous trouverez les éléments suivants :

• Formule de verbalisation (2)
• Signatur électronique (3)
• Sceau RegOP (4)
• Sceau vaudois (5) - VD

4. Questions et réponses