Vers.	Date	Auteur	Modifications
1.0	07.10.2024	Lukas Germann	Version initiale

Inhalt

1. Introduction

Ce manuel a pour but de vous guider pas à pas dans l'utilisation de la signature électronique intégrée dans Notariat+.

Elle s'adresse en premier lieu aux officiers publics qui souhaitent établir des actes électroniques avec Notariat+ conformément à l'OAAE.

Pour les utilisateurs du canton de Vaud, la documentation contient en outre quelques indications spécifiques en raison du sceau cantonal supplémentaire. Ces étapes sont signalées par la mention « VD ».

Termes et références fréquemment utilisés dans ce document :

Terme	Explication
QES	Signatur électronique qualifiée (avec horodatage électronique qualifié au sens de la SCSE)
OAAE	Ordonnance sur l’établissement d’actes authentiques électroniques et la légalisation électronique (https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/29)
RegOP	Registre suisse des officiers publics (https://www.upreg.ch/)
SCSE	Loi sur la signature électronique (https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2016/752/fr)
SwissID	SwissID est un moyen pour la connexion sécurisée, l'identité numérique et la signature électronique à la fois. Il s'agit d'un service de la poste (https://www.swissid.ch/fr/). Dans le contexte de Notariat+, SwissID est le "Trust Service Provider" choisi pour la signature électronique intégrée.

2. Prérequis

2.1. SwissID vérifié pour le niveau 2

Vous avez tout d'abord besoin d'une SwissID et d'une identité vérifiée pour la signature électronique qualifiée. Le processus de vérification de l'identité peut être déclenché via le portail ou l'application SwissID.

2.2. Application SwissID installée sur votre téléphone mobile

Installez l'application « SwissID » sur votre téléphone portable.

2.3. Service de signature activé dans Notariat+

Si votre étude utilise le service de signature pour la première fois, vous devez l'activer avec un compte d'administrateur pour votre étude. Vous acceptez alors les conditions d'utilisation du service.

2.4. Personnes autorisées à signer ajoutées

Pour utiliser la signature électronique intégrée, l'officier public doit être invité dans l'espace de signature avec son adresse e-mail personnelle.

La personne reçoit un e-mail d'invitation qu'elle doit accepter.

Une fois l'invitation acceptée, la personne est listée dans les personnes autorisées à signer au sein de létude.

2.5. Inscription dans l'RegOP et dépôt de tous les certificats utilisés pour la QES

Pour la légalisation électronique notariale, les officiers publics doivent être enregistrés dans le RegOP avec les certificats électroniques utilisés.

Ils peuvent être enregistrés dans RegOP avec plusieurs certificats à la fois.

2.6. Configuration du sceau cantonal - VD

2.6.1. Certificat SwissID déposé auprès d'eMescad - VD

Vous devez déposer votre certificat SwissID auprès d'eMescad pour que la signature électronique intégrée fonctionne.

Vous pouvez télécharger de nouveaux certificats via le portail eMescad.

Suivez les instructions correspondantes.

2.6.2. Données d'accès à eMescad enregistrées dans Notariat - VD

S'il n'y a pas encore de données d'accès, créez d'abord de nouvelles données d'accès.

Ensuite, vous devez les enregistrer dans Notariat+ en tant que paramètre du notaire.

3. Signer et légaliser électroniquement avec Notariat+

Démarrez le processus de signature à partir de l'affaire notariale (1), rubrique Documents (2).

Idéalement, l'affaire se trouve dans le statut " Finaliser pour l'envoi ".

Fusionnez en outre les éventuels documents à fusionner avant de procéder à la signature !

Si le bouton (3) n'est pas disponible, c'est que vous n'êtes pas encore autorisé à signer dans l'espace de signature du mandant de votre étude ou que vous n'êtes pas connecté à Notariat+ avec la même adresse e-mail que celle à laquelle vous êtes autorisé à signer.

Définissez les documents à signer. Pour chaque document :