1. Registrierung beginnen

Sie können jederzeit, wenn die kantonale Behörde die Nutzung von Notariat+ vorsieht, mit der Registrierung beginnen. Sie benötigen dazu:

• Einen PC-Arbeitsplatz mit Internetzugang
  
• Eine E-Mail-Adresse, idealerweise mit Zugriff auf deren Mail-Inbox vom selben PC-Arbeitplatz
• Ihre UID-Nummer als Urkundsperson

Los geht's auf https://notariat.egv-plus.bedag.cloud/.

2. Vorbereitung für den Abschluss der Registrierung

Wenn Sie Schritt ein erfolgreich abgeschlossen haben, warten Sie nun auf Briefpost von der Bedag Solutions AG. Stellen Sie in der Zwischenzeit sicher, dass Sie alle Elemente verfügen, die für den weiteren Verlauf erforderlich sind:

• Ein Smartphone für die 2-Faktor-Authentifizierung (idealerweise ein persönliches Smartphone)
  
• Smartphone-App für die 2-Faktur-Authentifizierung (2FA), das kann eines der folgenden Apps sein:
  - Google Authenticator
  - Microsoft Authenticator
  - FreeOTP
  
• Falls noch keine App installiert: Zugang zum Google Play Store (Android Telefone) bzw. App Store (iPhones)
  
• Ein sicheres Passwort mit folgenden Merkmalen:
  - mindestens 12 Zeichen lang
  - enhält mind. einen Grossbuchstaben, einen Kleinbuchstaben, eine Zahl und ein Sonderzeichen
  - enthält keinen Bezug zum Benutzername oder E-Mail-Adresse

3. Registrierung abschliessen

Sobald Sie die Briefpost von uns bekommen haben, nehmen Sie die letzte Mail von Notariat+ zur Hand und verwenden den Link darin, um mit der Registrierung fortzufahren.

• Geben Sie den Aktivierungscode inkl. den Trennstrichen ein und fahren Sie fort.
• Ihr Mandant wurde nun erstellt und Sie werden nach kurzer Zeit weitergeleitet auf die Seite für das erste Login.
• Verwenden Sie für die erste Anmeldung die Anmeldeinformationen, die Sie eben per Mail erhalten haben (ggf. Spam-Ordner prüfen).
• Richten Sie die 2FA ein (QR-Code mit der installierten App scannen).
• Ändern Sie abschliessend das Passwort für Ihren Bentzer, wenn Sie aufgefordert werden.

Nach diesen Schritten verfügen Sie nun über:

• den Mandanten für Ihre Organisation (für einen oder mehrere Notare)
• einen Benutzer mit Administrationsrechten, um die Benutzer und Einstellungen zu verwalten

4. Notariat+ als Administrator einrichten

4.1. Einleitung

Sie haben den Mandanten für Ihre Notariatskanzlei erfolgreich erstellt! Der Assistent im Administrations-Bereich führt Sie durch die ersten, notwendigen Einrichtungs-Schritte, damit Ihre Notariatskanzlei bereit ist für den elektronischen Geschäftsverkehr mit dem kantonalen Grundbuchamt.

Sie können den Einrichtungsprozess unterbrechen und später fortsetzen. Dieser Assistent lässt sich jederzeit über das Hauptmenu «Administration» unter «Mandant» aufrufen.

Besuchen Sie auch die Dokumentation für Endbenutzer für zusätzliche Informationen.

4.2. Standort erfassen

Beginnen Sie mit der Pflege der Kontaktdaten Ihrer Kanzlei. Ihre Angaben aus der Registrierung haben wir übernommen. Falls Sie an mehreren Standorten tätig sind, können Sie auch mehrere Standorte im System hinterlegen. Diese Daten werden im Kontext von Notariatsgeschäften z.B. für generierte Dokumente verwendet.

4.3. Mandant und Notare erfassen

Notariat+ ist darauf ausgelegt, dass mehrere Notare bzw. Urkundspersonen innerhalb einer Kanzlei mit demselben Mandanten arbeiten können.

Dazu müssen die beurkundenden Notare – u.a. mit ihrer UID – definiert werden. Auf der Detailseite eines beurkundenden Notars wird in einem späteren Schritt auch die Zulassung für den elektronischen Geschäftsverkehr geregelt. Neue Notare können jederzeit erfasst werden, scheidende Notare können deaktiviert werden.

Abschliessend können Sie in den Eigenschaften des Mandanten eine Bezeichnung für Ihre Kanzlei angeben, sowie auswählen, ob es sich bei Ihrem Mandanten um ein Einzel- oder Gemeinschaftsnotariat handelt.

4.4. eGV-Zulassung beantragen

Die Aufsicht über den elektronischen Geschäftsverkehr mit dem Grundbuchamt obliegt dem Kanton. Dieser muss die Plattformbenutzer entsprechend für den elektronischen Bezug von Grundbuchdaten und die elektronische Geschäftsanmeldung freischalten. Beantragen Sie die Zulassung für einen bestimmten Notar direkt in Notariat+, indem Sie den betreffenden Kanton und das Grundbuchsystem spezifizieren und den Antrag anschliessend elektronisch übermitteln.

Die zuständige, kantonale Systemadministration wird Ihren Antrag anschliessend prüfen und beantworten.

4.5. Weitere Benutzer anlegen

Bei der Initialisierung Ihres Mandanten haben wir einen Benutzer mit Administratoren-Rechten angelegt. Erstellen Sie weitere Benutzer für all jene Personen Ihrer Organisation, welche mit Notariat+ arbeiten werden.

Bei der Erstellung von neuen Benutzern werden diese eine Mail an die angegebene E-Mail-Adresse erhalten und so ein individuelles Passwort setzen können.

Definieren Sie bei der Erstellung von Benutzern zudem deren Rolle, um die Berechtigungen innerhalb der Applikation zu steuern. Wir empfehlen, die Rolle «Administration» nur ausgewählten Benutzern zu vergeben.

Das Login ist mit 2FA (OTP) geschützt. Dazu ist auf dem Smartphone eine App wie bspw. der Microsoft oder Google Authenticator erforderlich. Das OTP wird bei der ersten Anmeldung bzw. der Registrierung eingerichtet.

4.6. Elektronische Signatur aktivieren (optional)

Falls Ihre Kanzlei von der in eGV+ integrierten elektronischen Signaturlösung Gebrauch machen möchte, befolgen Sie die Schritte in der separaten Anleitung zur Aktivierung der elektronischen Signatur.

Sie können diesen Schritt überspringen, wenn Sie eine andere Signaturlösung verwenden möchten oder den Dienst immer noch zu einem späteren Zeitpunkt aktivieren.

4.7. Abschluss

Sie haben nun die wichtigsten Einstellungen vorgenommen um Notariat+ produktiv für den elektronischen Geschäftsverkehr mit dem Grundbuchamt zu verwenden.

Sofern Ihre Zulassung für den eGV vom Kanton bereits erteilt wurde, können Sie ab sofort mit der Erstellung des ersten Geschäfts beginnen.

5. Kontakt

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