Einleitung

Die notariellen Organisation (Mandanten), welche sich auf Notariat+ registriert haben, können weitgehend unabhängig verwaltet und administriert werden. Nachfolgend erläutern wir einige Grundsätze und Funktionen in diesem Zusammenhang.

Für die Administration des Notariatsmandanten (als"virtuelle Notariatskanzlei") ist eine spezifische Rolle (Berechtigung) erforderlich, über die nicht alle Benutzer verfügen sollten. Der Menupunkt "Administration" wird nur angezeigt, wenn der angemeldete Benutzer über die Rolle "Administration" verfügt.

Da die Administration nicht zum Tagesgeschäft gehört, zögern Sie nicht, uns bei Fragen zu kontaktieren.

Einige Grundsätze

Nachfolgend einige Grundsätze zur Administration und Einrichtung der Notariatskanzlei auf Notariat+:

Gemeinschaftlich organisierte Notariate bzw. Amtsnotariate

Notariat+ ist grundsätzlich auf Organisationen mit mehreren Urkundspersonen ausgelegt. Sofern die Informationen über Geschäfte unter verschiedenen Urkundspersonen miteinander geteilt werden können bzw. sollen, empfehlen wir die Einrichtung des Mandanten als "Gemeinschaftsnotariat". Dies bietet etwa Vorteile wie:

• Kanzleipersonal kann für verschiedene Urkundspersonen arbeiten, ohne sich an unterschiedlichen Mandanten ab- und wieder anmelden zu müssen.
• Stellvertretungen unter Urkundspersonen können wahrgenommen werden.

Wie vorgehen? Anstatt dass sich jede Urkundsperson einzeln auf Notariat+ registriert, wird die Organisation (Kanzlei) einmal registriert und alle Urkundspersonen werden in dieser Organisation erfasst und verwaltet.

Anzahl Benutzer mit Administrations-Rechten

Wir empfehlen, dass je nach Grösse der Kanzlei ein bis zwei Personen über Administrations-Rechte verfügen. So können sich diese ggf. gegenseitig die Informationen zur Authentisierung zurücksetzen.

UID-Nummern

Notariat+ setzt eine Unternehmens-Identifikation-Nummer für jede Urkundsperson voraus. Diese ist grundsätzlich im UPReg zu finden.

Je nach dem verfügt das Gemeinschaftsnotariat über eine separate UID-Nummer. Diese ist für Notariat+ nicht erforderlich. 

Mandanten, Benutzer und Notare

Das nachfolgende Schema illustriert die Beziehung zwischen Benutzern und Notare innerhalb eines Mandanten:

...

Administration

Mandant

Die Eckdaten der notariellen Organisation sind primär informativer Natur. Diese Angaben stehen mitunter der Bedag als Software-Betreiberin zur Verfügung, um die Kunden zu identifizieren.

Notare (Urkundspersonen)

Damit eine Notariatskanzlei auf Notariat+ operationsfähig ist, muss mind. ein Notar (im Sinne einer Urkundsperson) erfasst sein. Jedes Geschäft (elektronische Grundbuchanmeldung) ist zwingend einem Notar zuzuordnen.

An einem Notar hängt ebenfalls die sog. "eGV-Zulassung", die Genehmigung der kantonalen Verwaltung, um auf die Grundbuchdaten zuzugreifen und am elektronischen Geschäftsverkehr teilzunehmen.

Standorte und Adressen

Es können beliebig viele Standorte/Adressen erfasst werden. Diese Angaben werden etwa benötigt, um die korrekte Adresse auf Druckerzeugnisse wie bspw. auf der Grundbuchanmeldung auszugeben.