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Vers.Datum / DateAutor / AuteurÄnderungen / Modifications
 1.022.03.2024Lukas Germann

Initialversion / version initiale

1.124.10.2024Lukas Germann

Anpassung Gemeinschaftsnotariate / Adaptation notariats de groupe

Inhalt

Table of Contents
maxLevel3

Numbered Headings

Registrierung beginnen

Sofern die kantonale Grundbuchbehörde die Nutzung von Notariat+ eingeführt hat, können Sie jederzeit mit der Registrierung auf dem Portal beginnen. Sie benötigen dazu:

  •  einen PC-Arbeitsplatz mit Internetzugang
  •  eine E-Mail-Adresse, idealerweise mit Zugriff auf deren Mail-Inbox vom selben PC-Arbeitplatz
  •  Ihre UID-Nummer als Urkundsperson


Info
iconfalse
titleGemeinschaftsnotariate

Sind Sie als Gemeinschaftsnotariat organisiert und Ihr Berufskollege hat sich bereits auf Notariat+ registriert? In diesem Fall müssen Sie sich nicht zwingend eine neue Kanzlei (Mandanten) registrieren, sondern lediglich den Administrator Ihrer Kanzlei bitten, Ihnen einen Zugang zu Notariat+ einzurichten.

In diesem Fall können Sie direkt mit den Vorbereitungen in Kapitel 2) beginnen und Ihr Administrator muss die in Kapitel 4) erwähnten Schritte durchführen.


Los geht's auf auf https://notariat.egv-plus.bedag.cloud/. Vervollständigen Sie das Registrierungsformular und übermitteln Sie dieses über die Plattform an die Bedag Solutions AG.

Sie erhalten abschliessend eine Bestätigungsmail (Spam-Ordner überprüfen). Bewahren Sie diese gut auf. Der Link darin stellt Ihren Einstiegspunkt für den zweiten Teil der Registrierung dar.

Vorbereitungen für den zweiten Teil Ihrer Registrierung

Wenn Sie Schritt Nr. 1 erfolgreich abgeschlossen haben, warten Sie nun auf Briefpost von der Bedag Solutions AG. Stellen Sie in der Zwischenzeit sicher, dass Sie alle Elemente verfügen, die für den weiteren Verlauf erforderlich sind:

  •  ein Smartphone für die 2-Faktor-Authentifizierung (idealerweise ein persönliches Smartphone)
  •  Installierte Smartphone-App für die 2-Faktur-Authentifizierung (2FA), das kann eines der folgenden Apps sein:
    - Google Authenticator
    - Microsoft Authenticator
    - (oder eine andere kompatible App)
  •  Falls noch keine App installiert: Zugang zum Google Play Store (Android Telefone) bzw. App Store (iPhones)
  •  Ein starkes Passwort mit folgenden Merkmalen:
    - Länge von mind. 12 Zeichen
    - enhält mind. einen Grossbuchstaben, einen Kleinbuchstaben, eine Zahl und ein Sonderzeichen
    - enthält keinen Bezug zum Benutzername oder E-Mail-Adresse
Info
titleEmpfehlungen bezüglich Smartphone für die 2FA

Loginverfahren mit zusätzlicher Sicherheit werden im Internet je länger je wichtiger und demnach auch häufiger. Notariat+ verwendet für die 2FA eine Variante mit einem One-Time-Password, d.h. ein sechsstelliger Code, der alle 30 Sekunden ändert. Für diese Variante ist zwar ein Smartphone, aber keine Mobiltelefon-Nr. erforderlich, da keine SMS versendet werden. Wir empfehlen, dass jeder Benutzer sein eigenes Smartphone verwendet.

Sofern mehrere Benutzer dasselbe Smartphone für die 2FA verwenden, können die 2FA-Apps (bspw. Google Authenticator) in der Regeln mehrere Accounts verwalten. Denken Sie in diesem Fall daran, die Accounts klar zu bezeichnen und organisatorische Abhängigkeiten zu vermeiden (Homeoffice, verschiedene Standorte, Verfügbarkeit Smartphone etc.)

Registrierung abschliessen

Sobald Sie die Briefpost von uns bekommen haben, nehmen Sie die letzte Mail von Notariat+ zur Hand und verwenden den Link darin, um mit der Registrierung fortzufahren.

  1. Geben Sie den Aktivierungscode inkl. den Trennstrichen ein und fahren Sie fort.
  2. Ihr Mandant wurde nun erstellt und Sie werden nach kurzer Zeit weitergeleitet auf die Seite für das erste Login.
  3. Verwenden Sie für die erste Anmeldung die Anmeldeinformationen, die Sie eben per Mail erhalten haben (ggf. Spam-Ordner prüfen).
  4. Richten Sie die 2FA ein (QR-Code mit der vormals installierten App scannen).
    Tipp: Beginnen Sie mit der Bezeichnung des Telefons (bspw. "Smartphone Privat/Sekretariat") und geben Sie anschliessend den "One-Time-Code" ein, der sich aus 6 Zahlen zusammensetzt.
    Achtung: Der Code ändert sich alle 30 Sekunden.
  5. Ändern Sie auf der nächsten Seite abschliessend das Passwort für Ihren initialen Benutzer und bestätigen Sie dieses.

Nach diesen Schritten verfügen Sie nun über:

  • den Mandanten für Ihre Organisation (als Basis für einen oder mehrere Notare)
  • einen Benutzer mit Administrationsrechten, um die Benutzer und Einstellungen zu verwalten

Notariat+ als Administrator einrichten

Einleitung

Sie haben den Mandanten für Ihre Notariatskanzlei erfolgreich erstellt! Der Assistent im Administrations-Bereich führt Sie durch die ersten, notwendigen Einrichtungs-Schritte, damit Ihre Notariatskanzlei bereit ist für den elektronischen Geschäftsverkehr mit dem kantonalen Grundbuchamt.

Sie können den Einrichtungsprozess unterbrechen und später fortsetzen. Dieser Assistent lässt sich jederzeit über das Hauptmenu «Administration» unter «Mandant» aufrufen.

Besuchen Sie auch die Dokumentation für Endbenutzer für zusätzliche Informationen.

Standort erfassen

Beginnen Sie mit der Pflege der Kontaktdaten Ihrer Kanzlei. Ihre Angaben aus der Registrierung haben wir übernommen. Falls Sie an mehreren Standorten tätig sind, können Sie auch mehrere Standorte im System hinterlegen. Diese Daten werden im Kontext von Notariatsgeschäften z.B. für generierte Dokumente verwendet.

Weitere Notare erfassen

Notariat+ ist darauf ausgelegt, dass mehrere Notare bzw. Urkundspersonen innerhalb einer Kanzlei mit demselben Mandanten arbeiten können.

Dazu müssen die beurkundenden Notare – u.a. mit ihrer UID – definiert werden. Auf der Detailseite eines beurkundenden Notars wird in einem späteren Schritt auch die Zulassung für den elektronischen Geschäftsverkehr geregelt. Neue Notare können jederzeit erfasst werden, scheidende Notare können deaktiviert werden.

Abschliessend können Sie in den Eigenschaften des Mandanten eine Bezeichnung für Ihre Kanzlei angeben, sowie auswählen, ob es sich bei Ihrem Mandanten um ein Einzel- oder Gemeinschaftsnotariat handelt.

eGV-Zulassung beantragen (Zugriff auf die Register und Geschäftsverkehr)

Die Aufsicht über den elektronischen Geschäftsverkehr mit dem Grundbuchamt obliegt dem Kanton. Dieser muss die Plattformbenutzer entsprechend für den elektronischen Bezug von Grundbuchdaten und die elektronische Geschäftsanmeldung freischalten. Beantragen Sie die Zulassung für einen bestimmten Notar direkt in Notariat+, indem Sie den betreffenden Kanton und das Grundbuchsystem spezifizieren und den Antrag anschliessend elektronisch übermitteln.

Die zuständige, kantonale Systemadministration wird Ihren Antrag anschliessend prüfen und beantworten. Je nach Kanton sind zusätzliche Schritte notwendig.

Weitere Benutzer anlegen

Bei der Initialisierung Ihres Mandanten haben wir einen Benutzer mit Administratoren-Rechten angelegt. Erstellen Sie weitere Benutzer für all jene Personen Ihrer Organisation, welche mit Notariat+ arbeiten werden.

Bei der Erstellung von neuen Benutzern werden diese eine Mail an die angegebene E-Mail-Adresse erhalten und so ein individuelles Passwort setzen können.

Definieren Sie bei der Erstellung von Benutzern zudem deren Rolle, um die Berechtigungen innerhalb der Applikation zu steuern. Wir empfehlen, die Rolle «Administration» nur ausgewählten Benutzern zu vergeben.

Wie das initiale Administrations-Konto, werden auch die weiteren Benutzerkonten mit 2FA (OTP) geschützt. Der neue Benutzer sollte demnach ebenfalls eine App für die 2FA auf einem Smartphone verfügen. Das OTP wird bei der ersten Anmeldung des Benutzers eingerichtet.

Elektronische Signatur aktivieren (optional)

Falls Ihre Kanzlei von der in eGV+ integrierten elektronischen Signaturlösung Gebrauch machen möchte, befolgen Sie die Schritte in der separaten Anleitung zur Aktivierung der elektronischen Signatur.

Sie können diesen Schritt überspringen, wenn Sie eine andere Signaturlösung verwenden möchten oder den Dienst immer noch zu einem späteren Zeitpunkt aktivieren.

Abschluss

Sie haben nun die wichtigsten Einstellungen vorgenommen um Notariat+ produktiv für den elektronischen Geschäftsverkehr mit dem Grundbuchamt zu verwenden.

Sofern Ihre eGV-Zulassung für den Zugang zu den Registern vom Kanton bereits erteilt wurde, können Sie ab sofort mit der Erstellung des ersten Geschäfts beginnen.

Kontakt

User Profile
userlukas.germann@bedag.ch

Numbered Headings

Commencer l'inscription

A condition que l'autorité cantonale du registre foncier ait introduit l'utilisation de Notariat+, vous pouvez commencer à vous inscrire sur le portail à tout moment. Vous avez besoin pour cela :

  •  un poste de travail avec accès à internet
  •  une adresse e-mail, idéalement avec accès à la boîte de réception depuis le même ordinateur.
  •  votre IDE en tant qu'officier public


Info
iconfalse
titleNotariat de groupe

Vous êtes organisé en notariat de groupe et votre confrère s'est déjà inscrit sur Notariat+ ? Dans ce cas, vous ne devez pas obligatoirement inscrire une nouvelle étude (mandant), mais simplement demander à l'administrateur de votre étude de vous créer un accès à Notariat+.

Dans ce cas, vous pouvez directement commencer les préparations du chapitre 2) et votre administrateur doit effectuer les démarches mentionnées au chapitre 4).


C'est parti sur le site site https://notariat.egv-plus.bedag.cloud/. Complétez le formulaire d'inscription et transmettez-le à Bedag Solutions SA via la plateforme.

Vous recevrez à la fin un e-mail de confirmation (vérifier le dossier spam). Conservez-le précieusement. Le lien qui y figure constitue votre point d'entrée pour la deuxième partie de la procédure d'inscription.

Préparer la deuxième partie de votre inscription

Si vous avez terminé avec succès l'étape n°1, vous attendez maintenant le courrier de Bedag Solutions SA. Entre-temps, assurez-vous que vous disposez de tous les éléments nécessaires pour la suite :

  •  un smartphone pour l'authentification à deux facteurs (idéalement un smartphone personnel)
  •  Application smartphone installée pour l'authentification à 2 facteurs (2FA), il peut s'agir de l'une des applications suivantes :
    - Google Authenticator
    - Microsoft Authenticator
    - (ou une autre application compatible)
  •  Si aucune application n'est encore installée : Accès au Google Play Store (téléphones Android) ou à l'App Store (iPhones)
  •  Un mot de passe fort avec les caractéristiques suivantes :
    - au moins 12 caractères
    - contient au moins une lettre majuscule, une lettre minuscule, un chiffre et un caractère spécial
    - ne contient pas de référence au nom d'utilisateur ou à l'adresse e-mail
Info
titleRecommandations concernant le smartphone pour la 2FA

Les procédures de connexion avec sécurité supplémentaire deviennent de plus en plus importantes et donc fréquentes sur Internet. Pour la 2FA, Notariat+ utilise une variante avec un One-Time-Password, c'est-à-dire un code à six chiffres qui change toutes les 30 secondes. Cette variante nécessite certes un smartphone, mais pas de numéro de téléphone mobile, car aucun SMS n'est envoyé. Nous recommandons que chaque utilisateur utilise son propre smartphone.

Si plusieurs utilisateurs utilisent le même smartphone pour la 2FA, les applications 2FA (p. ex. Google Authenticator) sont capables de gérer plusieurs comptes dans les règles. Dans ce cas, pensez à désigner clairement les comptes des utilisateurs et à éviter les dépendances organisationnelles (bureau à domicile, différents sites, disponibilité du smartphone, etc.)

Compléter l'inscription

Dès que vous avez reçu le courrier de notre part, prenez le dernier mail de la part de Notariat+ et utilisez le lien qu'il contient pour continuer votre inscription.

  1. Saisissez le code d'activation, y compris les tirets, et continuez.
  2. Votre mandant est maintenant créé et vous serez redirigé peu de temps après vers la page de la première connexion.
  3. Pour la première connexion, utilisez les informations de connexion que vous venez de recevoir par e-mail (vérifiez le cas échéant le dossier spam).
  4. Configurez la 2FA (scannez le code QR avec l'app application précédemment installée).
    Astuce : commencez par le nom du téléphone (p. ex. "smartphone privé/secrétariat") et saisissez ensuite le "mot de passe One-Time", qui se compose de 6 chiffres.
    Attention: le code change toutes les 30 secondes.
  5. Sur la page suivante, modifiez finalement le mot de passe de votre utilisateur initial et confirmez-le.

Après ces étapes, vous disposez maintenant :

  • du mandant pour votre organisation (comme base pour un ou plusieurs notaires)
  • d'un utilisateur avec des droits d'administration pour gérer les utilisateurs et les paramètres

Configurer Notariat+ en tant qu'administrateur

Introduction

Vous avez créé avec succès votre étude de notaire sur Notariat+ ! L'assistant dans la partie 'administration' vous guide à travers les premières étapes de configuration nécessaires pour que votre étude de notaire soit prête pour les transactions électroniques avec le registre foncier cantonal.

Vous pouvez interrompre le paramétrage et le reprendre ultérieurement. Cet assistant peut être appelé à tout moment via le menu principal « Administration » sous « Mandant ».

Visitez également la documentation pour les utilisateurs finaux pour obtenir des informations supplémentaires.

Saisie des sites et adresses

Commencez par gérer les données de contact de votre étude. Nous avons repris les données que vous avez saisies lors de votre inscription. Si vous travaillez sur plusieurs sites, vous pouvez également définir plusieurs sites dans le système. Ces données sont utilisées dans le contexte des affaires notariales, par exemple pour les documents générés.

Saisie d'autres notaires

Notariat+ est conçu pour que plusieurs notaires ou officiers publics puissent travailler avec le même mandant au sein d'une étude.

Pour ce faire, les notaires habilités à dresser des actes doivent être définis, notamment avec leur IDE. Ainsi, sur la page détaillée d'un notaire, l'autorisation aux transactions électroniques sera réglée dans une étape ultérieure. Les nouveaux notaires peuvent être saisis à tout moment, les notaires qui quittent la société peuvent être désactivés.

Enfin, vous pouvez indiquer une désignation pour votre étude dans les propriétés du mandant et choisir s'il s'agit d'un notariat individuel ou de groupe.

Autorisation pour les registres (renseignements et transactions électroniques)

La surveillance des transactions électroniques avec le registre foncier incombe au canton. Celui-ci doit autoriser les utilisateurs de la plate-forme à obtenir des données du registre foncier et à effectuer des réquisitions électroniques. Demandez l'autorisation pour un notaire spécifique directement dans Notariat+ en spécifiant le canton concerné et le système de registre foncier et transmettez ensuite la demande par voie électronique.

L'administration cantonale compétente examinera ensuite votre demande et y répondra. En fonction du canton, des démarches supplémentaires peuvent être nécessaires.

Création d'autres utilisateurs

Lors de l'initialisation de votre mandant, nous avons créé un utilisateur avec des droits d'administrateur. Créez d'autres utilisateurs pour toutes les personnes de votre organisation qui travailleront avec Notariat+.

Lors de la création de nouveaux utilisateurs, ceux-ci recevront un e-mail à l'adresse indiquée et pourront ainsi définir un mot de passe individuel.

Définissez en outre le rôle des utilisateurs lors de leur création afin de contrôler les autorisations au sein de l'application. Nous recommandons de n'attribuer le rôle « Administration » qu'à des utilisateurs sélectionnés.

Comme le compte d'administration initial, les autres comptes d'utilisateur sont également protégés par 2FA (OTP). Le nouvel utilisateur devrait donc également disposer d'une application pour la 2FA sur un smartphone. L'OTP est configuré lors de la première connexion de l'utilisateur.

Activation de la signature électronique (facultatif)

Si votre étude souhaite utiliser la solution de signature électronique intégrée dans eGV+, suivez les étapes décrites dans les instructions particulières pour l'activation de la signature électronique.

Vous pouvez sauter cette étape si vous souhaitez utiliser une autre solution de signature ou toujours activer le service ultérieurement.

Conclusion

Vous avez maintenant effectué les principaux paramétrages pour utiliser Notariat+ de manière productive pour les transactions électroniques avec le registre foncier.

Si votre autorisation eGV pour l'accès aux registres a déjà été accordée par le canton, vous pouvez dès à présent commencer à établir la première affaire.

Contact

User Profile
userlukas.germann@bedag.ch