Einleitung

Notariat+ ist eine Übermittlungsplattform, jedoch keine Archivierungslösung. Daher müssen die Geschäfte auf Notariat+ bzw. insbesondere die Urkunden nach der Eintragung auf dem Grundbuchamt zunächst extern archiviert und abschliessend gelöscht werden.

Für die Archivierung stehen die folgenden Optionen zur Verfügung:

ZIP-Export (für die Speicherung auf einem Datenträger der Notariatskanzlei)
eMescad-Archiv (in der Regel von den waadtländischen Urkundspersonen verwendet)

Erfahren Sie in dieser Dokumentation, wie Sie für die Archivierung vorgehen müssen und welche Einstellungen erforderlich sind.

Zögern Sie nicht, uns bei Fragen zu kontaktieren.

Ablauf

1. Vorbereitung des Geschäfts für die Archivierung

Ausgangslage: Das Geschäft wurde auf dem Grundbuch bearbeitet und eingetragen und befindet sich in Notariat+ im Status "Grundbuch abgeschlossen".

Schliessen Sie das Geschäft im Status "Grundbuch abgeschlossen" zunächst ab. Der Übergang in diesen Status schliesst das Geschäft damit ebenfalls in Notariat+ ab und bereitet dieses für die Archivierung vor.

eGV+ Public Wiki > Notariat+ - Archivierung > 01_Archivierung_Abschliessen_DE.png

Das Geschäft befindet sich nun im Status "Abgeschlossen mit Eintrag".

2. Ausführung der Archivierung

Wiederum über die FunctionBar des Geschäfts können Sie die Archivierung auslösen.

Wählen Sie die zutreffende Option für die Archivierung ( Urkundspersonen im Kt. Waadt archivieren in der Regel mit der Option eMescad). Je nach Archivoption müssen Sie zusätzliche Felder auswählen.

eGV+ Public Wiki > Notariat+ - Archivierung > 01_Archivierung_Archivieren_DE.png

Alternativ können Sie denselben Dialog auch über die Liste der zu archivierenden Geschäfte auf der Homepage aufrufen.

eGV+ Public Wiki > Notariat+ - Archivierung > 01_Archivierung_ArchivierenHomepage_DE.png

3. Abschluss der Archivierung

Option ZIP-Export

Laden Sie das ZIP-Verzeichnis über den Browser auf Ihren Computer und speichern Sie es auf dem vorgesehenen Speichermedium.

Option eMescad

Das Geschäft wird in den Status "Archivierung im Gang" versetzt. Im Hintergrund führt das System die Übermittlung an eMescad durch.

EMESCAD_INVALID_CONTRACT_NR: Für die Archivierung in eMescad darf die Urkundennummer nur Zahlen enthalten. Siehe FAQ für mehr Details zum Vorgehen.

EMESCAD_TOO_MANY_CONTRACT: In den Dokumenten des Notariatsgeschäfts dürfen sich nicht mehrere Dokumente des Typs 'Urkunde' befinden.

Ist alles erfolgreich abgelaufen, so werden Sie nach einiger Zeit das Geschäft im Status "Archiviert" vorfinden.

Im Fehlerfall wird das Geschäft in einen Status "Archivierung fehlerhaft" versetzt. In den Meldungen des Notariatsgeschäfts finden Sie allenfalls zusätzliche Informationen zur Fehlerursache, die dem eMescad-Support bei der Analyse helfen können.

Sie können die Archivierung in der Folge erneut anstossen, oder aber abbrechen (und stattdessen eine andere Archivierungsoption ausführen).

eGV+ Public Wiki > Notariat+ - Archivierung > 01_Archivierung_ArchivierungFehlerhaft_DE.png

Einstellungen

In den Einstellungen der Urkundsperson (Administrationsbereich) kann eine Archivoption ausgewählt werden, welche standardmässig für die Archivierung vorgeschlagen wird.