Les organisations notariales (mandants) qui se sont inscrites sur Notariat+ peuvent être gérées et administrées pratiquement de manière indépendante. Nous expliquons ci-dessous quelques principes et fonctions dans ce contexte.
Pour l'administration du mandat (en tant que « étude de notaire virtuelle »), un rôle spécifique (autorisation) est nécessaire, dont tous les utilisateurs ne devraient pas disposer. L'option de menu « Administration » n'est affichée que si l'utilisateur connecté dispose du rôle « Administration ».
L'administration ne faisant pas partie des activités quotidiennes, n'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions.
Voici quelques principes concernant l'administration et la configuration de l'étude notariale sur Notariat+ :
Notariats organisés en communauté ou notariats officiels
Notariat+ est conçu pour les organisations ayant plusieurs officiers publics. Si les informations sur les affaires peuvent ou doivent être partagées entre plusieurs officiers publics, nous recommandons de configurer le mandant en tant que « notariat de groupe ». Cela présente des avantages tels que :
Comment procéder ? Au lieu que chaque officier public s'inscrit individuellement sur Notariat+, l'organisation (l'étude) est enregistrée une seule fois et tous les officiers publics sont enregistrés et gérés dans cette organisation.
Nombre d'utilisateurs disposant de droits d'administration
Nous recommandons qu'en fonction de la taille de l'étude, une à deux personnes disposent de droits d'administration. Ainsi, elles peuvent se réinitialiser mutuellement les informations d'authentification si nécessaire.
Numéros IDE
Notariat+ nécessite un numéro d'identification d'entreprise pour chaque officier public. Celui-ci se trouve généralement dans le RegOP.
Selon le cas, le notariat communautaire dispose d'un numéro IDE distinct. Celui-ci n'est pas nécessaire pour Notariat+.
Mandants, utilisateurs et notaires
Le schéma suivant illustre la relation entre les utilisateurs et les notaires au sein d'un mandant :
...
Les données de base de l'organisation notariale sont avant tout de nature informative. Ces informations sont entre autres à la disposition de Bedag, en tant qu'exploitant du logiciel, pour identifier les clients.
Pour qu'une étude de notaire puisse être opérationnelle sur Notariat+, il faut qu'au moins un notaire (en tant qu'officier public) soit enregistré. Chaque transaction (réquisition électronique au registre foncier) doit obligatoirement être attribuée à un notaire.
C'est également à un notaire que revient l'« autorisation eGV », c'est-à-dire l'autorisation de l'administration cantonale pour accéder aux données du registre foncier et participer aux transactions électroniques.
Il est possible de saisir autant de sites/adresses que l'on veut. Ces informations sont nécessaires pour imprimer l'adresse correcte sur des documents tels que la réquisition d'inscription au registre foncier.